Impostazioni iniziali degli archivi
Prima di tutto si devono inserire i dati anagrafici del Condominio (Anagrafiche - Gestione Dati Condominio Attivo).
Quindi si procede con l'inserimento delle anagrafiche di Proprietari e Inquilini (Gestione Archivio Anagrafiche).
Si entra poi in Gestione Dati Proprietà e si immettono i dati delle Unità presenti nel condominio (si deve compilare anche la pagina dei Millesimi).
Ovviamente, il primo anno di gestione elaborato con il programma, necessita dell'inserimento, in ogni Unità, anche dei Saldi Gestione Precedente e, se necessario, delle eventuali Letture iniziali, finali e consumo gestione precedente.
Iter della gestione
Dalla procedura "Bilanci di Previsione/Rate Versamenti", entrare nel preventivo denominato "Esercizio Ordinario" e, accanto alle voci di spesa che si pensa di dover sostenere, digitare l'importo preventivato. Procedere quindi con l'elaborazione del Preventivo e, subito dopo, accedere (sempre entrando nel preventivo appena elaborato) alla pagina "Rate" per l'impostazione dei dati necessari e la generazione definitiva delle stesse (n.b.: anche se il condominio non ha inquilini, il numero di rate va comunque indicato anche nell'omonima casella).
Si va quindi avanti con l'immissione di “fatture/spese” e “versamenti” dalle apposite procedure presenti nel menù Dati.
A fine gestione (quando si saranno inserite tutte le fatture/spese e i versamenti) si completa il ciclo con il "Rendiconto finale" (consuntivo).
Dopo il rendiconto, per effettuare l'apertura della nuova gestione, si entra nella procedura "nuova gestione" presente nel menu Bilanci e se ne conferma la creazione. Quindi, tramite la voce "Apertura Saldi e Letture da Gest.Prec." verranno riportati i rispettivi valori in ogni proprietà.
Si ricomincia quindi con l’elaborazione del Bilancio Preventivo.
Note
La centrale termica non è eliminabile. In ogni caso, se il riscaldamento è autonomo, non si registrerà alcuna spesa ad esso inerente e quindi non ci sarà alcun addebito in tal senso.
La "descrizione spesa" delle tabelle preimpostate NON è modificabile. Si può solo variarne la descrizione ai fini dell'intestazione della relativa colonna nel Rendiconto ma NON la "tipologia" (la tabella "Scale", ad esempio, NON può essere rinominata e usata per un’altra natura di spesa in quanto gli importi ad essa imputati vengono ripartiti comunque in base ai MM SCALE di ogni proprietà).
Per la ripartizione di spese particolari si devono creare e utilizzare le Tabelle MM Extra che, nella versione gratuita, sono al massimo 5. L'impostazione delle tabelle MM extra si effettua dal menu Anagrafiche – Gestione Dati Condominio Attivo – pagina "Struttura del Condominio".
Siccome la ripartizione delle spese avviene in base a quanto impostato nella tabella "millesimi" di ogni condòmino, se uno non partecipa ad una o più spese è sufficiente non indicare alcun millesimo nella tabella di riferimento.