Prendendo spunto dal programma più articolato della creazione delle chiamate (semplificando e adattandolo alle esigenze attuali di FVG) è stata creata una nuova procedura denominata "Estrazione donatori da convocare". Il programma, a grandi linee, permette di eseguire un filtraggio più o meno guidato sui donatori disponibili alla donazione per ottenerne un elenco da utilizzare in tempo reale o in modo differito (stampandolo) per contattare i donatori e prenotare loro le donazioni.
Aprendo il programma viene proposta direttamente una pagina per eseguire le selezioni (in realtà la sede provinciale ha uno step precedente a questo che permette di decidere su quali sezioni eseguire l'estrazione dei donatori - i criteri di selezione delle sezioni sono gli stessi della creazione di una chiamata del vecchio programma). Tra le selezioni disponibili ci sono:
- sesso del donatore (multi check list per selezionare maschi e femmine - di default tutto spuntato);
- abilitazione EMC (multi check list per selezionare "Sangue intero", "Plasma aferesi", "Altre aferesi"): questa selezione permette di filtrare i donatori in base alle abilitazioni che hanno ottenuto dal SSN alle varie tipologie di donazioni;
- check per escludere i sospesi temporanei: mettendo la spunta il programma non estrae i donatori che sono sospesi "ingiustificati" o che sono sospesi dal servizio trasfusionale (che hanno una data fine sospensione scaduta o nulla); in pratica estare solo i donatori considerati "Disponibili"
- check per estrarre solo i donatori più giovani di 30 anni (default non spuntato);
- selezione mirata per fenotipi gruppo e rh: si attiva tramite apposito check e poi c'è una selezione multipla sui donatori disponibili e filtrati;
- selezione mirata per zona: si attiva tramite apposito check e poi c'è una selezione multipla per zona sui donatori disponibili e filtrati.
Gli altri parametri fissi di filtraggio, comunque impostati dal programma a prescindere, sono i seguenti:
- limite di età impostato nei parametri se non scelto i donatori sotto i 30 anni;
- vengono esclusi i donatori che non vogliono essere chiamati, ovvero quelli che si gestiscono in autonomia (apposito parametro in anagrafica donatore);
- vengono ovviamente inclusi i soli donatori che hanno la "disponibilità" a "disponibile" o a "sospeso ingiustificato" e "sospeso dal servizio trasfusionale" (con data fine sospensione nulla o scaduta) a meno che non si agisca togliendo spunta "escludi sospesi temporanei" nel qual caso il programma considera solo i disponibili e gli ingiustificati.
Dopo aver definito le opportune selezioni (vengono evidenziate in tempo reale eventuali disponibilità dei donatori in base ai filtri impostati), il programma presenta un elenco dei donatori estratti ordinato per data ultima donazione decrescente (riordino che può comunque essere forzato su ciascun dato visualizzato) evidenziando i dati seguenti:
- Nominativo
- Telefono
- Cellulare
- Indirizzo e-mail
- Data ultima donazione
- Giorno della settimana preferenziale
- Centro preferenziale donazione.
- Simboletto che segnala eventuali annotazioni (se inserite negli ultimo 30gg)
- Simboletto che evidenzia eventuali donazioni recenti
Dalla pagina della finestra che visualizza questo elenco sono possibili le seguenti operazioni:
- selezionare uno o più donatori per stamparne l'elenco;
- posizionarsi su un donatore per:
- visualizzare velocemente il suo stato, ultima donazione, totale donazioni, abilitazioni;
- aprire la scheda del donatore per visualizzare tutti i sui dati. Da questa scheda è possibile anche aprire la scheda anagrafica per eventualmente aggiornare i dati di contatto;
- inserire manualmente una prenotazione (se ad esempio operata al telefono in tempo reale con Donup);
- visualizzare ed integrare le annotazioni/appunti presenti nell'archivio anagrafico;
- visualizzare le comunicazioni avute (vedi archivio anagrafiche).